Cơ Quan BHXH Tăng Cường Đối Chiếu Dữ Liệu Thuế – Doanh Nghiệp Cần Chủ Động Rà Soát Tránh Truy Thu

Thời gian gần đây, nhiều doanh nghiệp liên tục nhận được yêu cầu từ cơ quan BHXH về việc báo cáo tình hình tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT) và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho người lao động. Động thái này xuất phát từ việc cơ quan BHXH đang rà soát và đối chiếu trực tiếp với dữ liệu từ cơ quan Thuế.

Căn cứ vào dữ liệu do cơ quan Thuế cung cấp, BHXH sẽ xác định các trường hợp người lao động có phát sinh thu nhập chịu thuế nhưng chưa tham gia BHXH bắt buộc, hoặc có dấu hiệu đóng BHXH chưa đúng quy định.

Trên cơ sở kết quả đối chiếu, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu thực hiện các nghiệp vụ sau:

• Báo cáo tình hình sử dụng lao động.
• Giải trình việc chưa tham gia BHXH cho người lao động.
• Rà soát lại đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc.
• Thực hiện truy đóng BHXH nếu phát hiện thiếu sót.

Do đó, doanh nghiệp cần chủ động rà soát hồ sơ lao động và dữ liệu tiền lương trước khi cơ quan BHXH tiến hành kiểm tra.

1. Đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc theo Luật BHXH 2024

Luật BHXH 2024 (chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2025) đã mở rộng đáng kể phạm vi người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý: Việc chỉ ký hợp đồng thử việc, hợp đồng cộng tác viên (CTV) hoặc hợp đồng dịch vụ không làm thay đổi bản chất quan hệ lao động nếu trên thực tế, người lao động làm việc thường xuyên và chịu sự quản lý, điều hành trực tiếp của doanh nghiệp. Những trường hợp này vẫn có thể bị xếp vào nhóm bắt buộc phải đóng BHXH.

2. Quy Định Về Mức Lương Đóng BHXH Theo Luật BHXH 2024

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc bao gồm:

1. Mức lương theo công việc hoặc theo chức danh.
2. Các khoản hỗ trợ thường xuyên được ghi cố định trong hợp đồng lao động hoặc quy chế lương thưởng.
3. Các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể và được trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương.

Giới hạn mức đóng BHXH:

• Mức đóng tối thiểu: Tiền lương đóng BHXH không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng cho người lao động làm công việc giản đơn trong điều kiện lao động bình thường.
• Mức đóng tối đa: Tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc tối đa bằng 20 lần mức tham chiếu theo quy định của Luật BHXH.

Lưu ý quan trọng: Để đảm bảo mức lương tham gia BHXH phản ánh đúng bản chất thu nhập của người lao động, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng việc đối chiếu chéo giữa 4 loại chứng từ sau: Hợp đồng lao động — Bảng lương thực tế — Chứng từ thanh toán — Hồ sơ quyết toán Thuế TNCN.

3. Danh Mục Hồ Sơ Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Khi Có Yêu Cầu Giải Trình 

Khi tiến hành kiểm tra hoặc đối chiếu dữ liệu, cơ quan BHXH thường yêu cầu doanh nghiệp cung cấp các hạng mục hồ sơ sau:

Hồ sơ lao động:

• Hợp đồng lao động của toàn bộ người lao động.
• Các phụ lục hợp đồng lao động.

Hồ sơ thanh toán lương:

• Bảng thanh toán tiền lương các tháng trong kỳ kiểm tra.
• Bảng chấm công chi tiết theo ngày hoặc theo giờ.
• Chứng từ thanh toán tiền lương hàng tháng (ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng, phiếu chi…).

Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN):

• Hồ sơ quyết toán thuế TNCN các năm liên quan.
• Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN: Danh sách cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần.
• Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN: Danh sách cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần.
• Sổ chi tiết tài khoản phải trả cho người lao động và các khoản phải trả, phải nộp khác.

Danh sách đối chiếu từ cơ quan nhà nước:

• Danh sách người lao động do cơ quan BHXH cung cấp.
• Danh sách cá nhân có thu nhập do cơ quan Thuế cung cấp.
• Các bảng đối chiếu, thông báo hoặc công văn yêu cầu giải trình của cơ quan BHXH.

4. Doanh nghiệp nên làm gì ngay từ bây giờ?

Việc cơ quan BHXH sử dụng dữ liệu từ cơ quan Thuế để đối chiếu đang giúp phát hiện nhanh các trường hợp:

1. Chưa tham gia BHXH cho người lao động thuộc diện bắt buộc.
2. Tham gia BHXH với mức lương thấp hơn thực tế.
3. Kê khai số liệu thuế TNCN và BHXH không đồng nhất.
4. Sử dụng hợp đồng cộng tác viên hoặc hợp đồng dịch vụ để “lách luật”, không phù hợp với bản chất quan hệ lao động.

Đứng trước đợt rà soát này, doanh nghiệp nên chủ động tự kiểm tra lại hồ sơ lao động, hồ sơ tiền lương và dữ liệu quyết toán thuế TNCN trước khi chính thức nhận được yêu cầu giải trình từ cơ quan BHXH.

Đặc biệt, một bộ hồ sơ giải trình hợp lệ không chỉ cần nộp đầy đủ chứng từ, mà còn phải phù hợp với quy định pháp luật hiện hành, đảm bảo tính thống nhất tuyệt đối giữa 3 hệ thống: Dữ liệu BHXH – Dữ liệu Kế toán – Dữ liệu Quyết toán thuế TNCN.

Việc đánh giá tổng thể hồ sơ đòi hỏi chuyên môn vững vàng, kết hợp đồng thời kiến thức về Lao động, BHXH, Thuế và Kế toán. Chỉ có như vậy, doanh nghiệp mới có thể vừa đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động, vừa bảo vệ tình hình tài chính và thực tế hoạt động kinh doanh của mình khỏi những rủi ro phạt phạm, truy thu không đáng có.