Nếu Giải Thể, Doanh Nghiệp Cần Làm Gì Để Hoàn Tất Hồ Sơ?

Nhiều doanh nghiệp khi ngừng kinh doanh thường chọn cách “bỏ mặc” công ty vì e ngại thủ tục rườm rà. Tuy nhiên, việc để một doanh nghiệp “chết lâm sàng” không chỉ khiến bạn liên tục bị cộng dồn tiền phạt chậm nộp thuế từng ngày, mà còn có nguy cơ bị khóa mã số thuế, cấm xuất cảnh hoặc cấm thành lập công ty mới.

Thực tế cho thấy, việc “khai tử” một doanh nghiệp an toàn thường phức tạp và mất nhiều thời gian hơn cả lúc thành lập. Vậy để dứt điểm hoàn toàn những hệ lụy pháp lý về sau, nếu giải thể, doanh nghiệp cần làm gì để hoàn tất hồ sơ chuẩn xác nhất?

1. Hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị phụ thuộc:

Nếu doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh, cần rà soát và thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của các đơn vị này theo quy định.

Đặc biệt đối với chi nhánh có mã số thuế và nghĩa vụ kê khai riêng, doanh nghiệp cần xử lý các nghĩa vụ thuế liên quan trước khi hoàn tất việc giải thể công ty mẹ.

Vì vậy, trước khi bắt đầu hồ sơ giải thể doanh nghiệp, hãy kiểm tra xem công ty còn đơn vị phụ thuộc nào đang hoạt động hay chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt.

2. Rà soát sổ sách kế toán và hồ sơ thuế trước khi nộp hồ sơ giải thể

Đây là bước doanh nghiệp nên thực hiện trước, thay vì chờ đến khi đã bắt đầu thủ tục giải thể.

Theo quy định về quản lý thuế, đối với trường hợp chấm dứt hoạt động, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế liên quan là chậm nhất ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện chấm dứt hoạt động.

Khoảng thời gian này khá ngắn nếu doanh nghiệp còn:

• Báo cáo hoặc tờ khai chưa hoàn tất;
• Sổ sách kế toán chưa được cập nhật đầy đủ;
• Số liệu kế toán và tờ khai thuế còn chênh lệch;
• Hóa đơn, chứng từ còn thiếu;
• Công nợ, tài sản hoặc số dư tài khoản chưa được xử lý;
• Các khoản thuế, tiền chậm nộp hoặc nghĩa vụ tài chính chưa hoàn thành.

Do đó, không nên đợi đến khi nộp hồ sơ giải thể mới bắt đầu rà soát kế toán – thuế.

Một cuộc rà soát trước khi giải thể sẽ giúp doanh nghiệp xác định các vấn đề tồn đọng và có thời gian xử lý trước khi bước vào giai đoạn chấm dứt mã số thuế.

3. Kiểm tra tình trạng mã số thuế của doanh nghiệp

Quy trình xử lý sẽ khác nếu mã số thuế của doanh nghiệp đang hoạt động bình thường so với trường hợp đã bị cơ quan thuế chuyển sang trạng thái không hoạt động tại địa chỉ đăng ký hoặc thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục khôi phục trạng thái trước khi tiếp tục xử lý.

4. Đảm bảo chữ ký số vẫn còn hiệu lực

Đây là một chi tiết nhỏ nhưng rất dễ bị bỏ sót.

Trong quá trình giải thể, doanh nghiệp vẫn có thể cần sử dụng chữ ký số để thực hiện các thủ tục thuế điện tử, nộp tờ khai và xử lý các nghĩa vụ còn lại.

Nếu chữ ký số hết hạn quá sớm, doanh nghiệp có thể phải gia hạn chỉ để hoàn tất các thủ tục cuối cùng.

Do đó, trước khi hủy hoặc ngừng các dịch vụ đang sử dụng, hãy kiểm tra thời hạn của chữ ký số và giữ thiết bị/tài khoản hoạt động cho đến khi các nghĩa vụ điện tử cần thiết đã được hoàn thành.

5. Thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế với cơ quan Hải quan

Doanh nghiệp cũng cần rà soát nghĩa vụ thuế liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu và thực hiện thủ tục xác nhận theo quy định phục vụ việc giải thể.

Ngay cả khi doanh nghiệp cho rằng mình không còn phát sinh hoạt động xuất nhập khẩu hoặc không còn nợ thuế, việc kiểm tra tình trạng nghĩa vụ với cơ quan Hải quan vẫn là một bước cần được lưu ý trong kế hoạch giải thể.

Nếu còn nghĩa vụ chưa hoàn thành, doanh nghiệp cần xử lý trước khi có thể hoàn tất quy trình chấm dứt hoạt động.

6. Nên chuẩn bị trước khi quyết định giải thể

Sai lầm thường gặp là doanh nghiệp ra quyết định giải thể trước, sau đó mới bắt đầu kiểm tra sổ sách, thuế và các nghĩa vụ còn tồn đọng.

Cách an toàn hơn là thực hiện theo thứ tự:

Rà soát tình trạng doanh nghiệp → Xử lý các vấn đề tồn đọng → Chuẩn bị hồ sơ kế toán – thuế → Thực hiện thủ tục giải thể.

Việc chuẩn bị trước giúp doanh nghiệp chủ động hơn về thời gian, hạn chế hồ sơ phải bổ sung nhiều lần và giảm rủi ro phát sinh nghĩa vụ thuế, tiền phạt hoặc tiền chậm nộp trong quá trình đóng doanh nghiệp.

Nếu bạn vẫn đang vướng mắc với câu hỏi “nếu giải thể, doanh nghiệp cần làm gì”, hãy liên hệ ngay với INTERTAX qua Hotline để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ tư vấn!