ENGLISH
VIETNAMESE
Trong việc chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử, tuân thủ quy định về lưu trữ hoá đơn là một yếu tố cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và tránh xử phạt từ cơ quan nhà nước.
Dưới đây là hướng dẫn về cách lưu trữ hoá đơn điện tử theo quy định hiện hành:
1. Quy định về định dạng hoá đơn điện tử của cơ quan nhà nước:
Quy định tại Điểm 1, Điều 5, Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/09/2019 và
Quy định tại Điểm 1, Điều 12, Mục 2, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 10/10/2020:
Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
Hoá đơn điện tử bao gồm hai file đi kèm nhau:
– File PDF chứa bản thể hiện hoá đơn (không có giá trị giao dịch và pháp lý) và
– File XML chứa toàn bộ dữ liệu của hoá đơn (có giá trị pháp lý và bắt buộc lưu trữ và bảo vệ cẩn thận).
2. Hướng dẫn lưu trữ hoá đơn điện tử đầu vào và đầu ra:
Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và siêu nhỏ, dưới đây là hướng dẫn lưu trữ hoá đơn điện tử đầu vào và đầu ra:
- Bước 1: Tạo một địa chỉ email riêng chỉ để nhận hoá đơn điện tử đầu vào.
- Bước 2: Tải xuống hoá đơn điện tử đầu vào ở cả định dạng PDF và XML từ một đến hai lần trong tháng.
- Bước 3: Gắn nhãn cho từng hoá đơn theo tháng, quý và năm.
- Bước 4: Lưu trữ hoá đơn trên máy tính và nên cân nhắc lưu trữ bản sao dự phòng trên nền tảng lưu trữ đám mây (Drive).
- Bước 5: Định kỳ hàng tháng, kiểm tra và so sánh hoá đơn điện tử trên trang web https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ để đối chiếu với hóa đơn điện tử mà công ty đã lưu trữ, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Lưu ý rằng, việc lưu trữ hoá đơn điện tử đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tiết kiệm chi phí và thuận lợi trong việc kiểm tra, thanh tra và xử lý tranh chấp.
Kết luận:
Tuân thủ quy định về lưu trữ hoá đơn điện tử là vô cùng quan trọng để doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý và tránh xử phạt.
Bằng cách tuân thủ quy trình lưu trữ và áp dụng các hướng dẫn nêu trên, doanh nghiệp sẽ tối ưu hóa quá trình lưu trữ hoá đơn điện tử và đảm bảo tuân thủ đúng quy định của cơ quan nhà nước.
Là một công ty uy tín trong lĩnh vực kế toán – thuế, Đại lý thuế INTERTAX sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn kiểm kê các chi phí một cách tốt nhất. Chúng tôi luôn thấu hiểu về những lo lắng của quý doanh nghiệp khi thành lập và điều hành công ty. Chính vì thế mà các dịch vụ của chúng tôi luôn được hoàn thiện qua từng ngày để hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp.
Xem thêm các dịch vụ của chúng tôi tại đây.
