Ngưỡng Thanh Toán 5 Triệu Đồng: 4 Thay Đổi Doanh Nghiệp Cần Thực Hiện

Chắc chắn đến thời điểm hiện tại, các doanh nghiệp đã nắm được sự thay đổi của ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT. Với các hóa đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên, sẽ chỉ được khấu trừ khi thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt theo đúng quy định. 

Tuy nhiên, để có thể thực hiện đúng theo quy định trong vận hành thực tế thì doanh nghiệp cần phải làm gì? Trong bài viết này, INTERTAX sẽ giúp doanh nghiệp liệt kê 4 thay đổi mà doanh nghiệp cần thực hiện. 

1. Rà soát và trang bị thiết bị thanh toán không tiền mặt cho nhân sự:

Hầu hết doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn còn thói quen chi tiền mặt cho các khoản mua văn phòng phẩm, tiếp khách, sửa chữa nhỏ, dịch vụ vặt… Tuy nhiên theo quy định hiện hành, những khoản chi vượt ngưỡng từ 5 triệu đồng, doanh nghiệp chuyển sang thanh toán thông qua chuyển khoản, thẻ công ty hoặc ví điện tử của doanh nghiệp, không chi tiền mặt trực tiếp cho nhà cung cấp.

Vậy doanh nghiệp cần làm gì để giải quyết vấn đề thanh toán không tiền mặt? Với việc thanh toán theo quy định này, doanh nghiệp nên trang bị thẻ tín dụng/ghi nợ doanh nghiệp (corporate card) cấp cho một số nhân sự phù hợp, như vậy doanh nghiệp sẽ giải quyết được vấn đề thanh toán mà không còn phải băn khoăn. 

2. Xây dựng hoặc cập nhật cơ chế chi tiêu/thanh toán và theo dõi các giao dịch:

Để có thể theo dõi và nắm rõ các giao dịch thanh toán, doanh nghiệp cần xác định rõ: 

• Người được phép thanh toán
• Hạn mức thanh toán 
• Trường hợp nào được sử dụng thẻ thanh toán của doanh nghiệp 
• Nếu thanh toán hộ thì cần phải có giấy tờ/chứng nhận/ủy quyền và ai là người phê duyệt các giấy tờ đó để nộp lại cho kế toán sau khi chi hộ

Ngoài ra, với trường hợp mua nhiều lần trong ngày từ cùng một nhà cung cấp, doanh nghiệp cần có công cụ hoặc quy trình để theo dõi tổng giá trị giao dịch với từng nhà cung cấp theo ngày.Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp thường xuyên mua nguyên vật liệu, hàng hóa nhỏ lẻ nhiều lần trong ngày từ cùng một đối tác quen thuộc.

3. Hướng dẫn các nhân sự trực tiếp mua hàng hiểu quy định mới

Thông thường các doanh nghiệp hay bỏ sót việc phải đào tạo cho nhân viên – không phải bộ phận kế toán về việc mua hàng, các chứng từ mua hàng hợp lệ, hóa đơn chi,… dẫn đến hệ quả bộ phận kế toán phải rà soát lại một lần nữa các chứng từ liên quan, cần bổ sung thêm các giấy tờ còn thiếu, khiến cho việc thanh toán không được làm đúng hạn. 

Bộ phận kế toán có thể nắm rất rõ quy định, nhưng người trực tiếp đi mua hàng lại thường là bộ phận vận hành. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phải hướng dẫn một cách rõ ràng với bộ phận mua hàng: khoản nào bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt, nên dùng phương tiện nào, và cần phải thông qua người phê duyệt nào trước khi thanh toán. Trong giai đoạn quy định liên tục thay đổi như hiện nay, sự đồng lòng và hiểu đúng của toàn công ty quan trọng không kém gì bản thân quy định.

4. Tham khảo ý kiến chuyên gia tư vấn thuế trong việc thiết kế quy trình

Việc tự xây dựng quy chế thanh toán nội bộ và quy trình kiểm soát chứng từ nghe có vẻ đơn giản, nhưng trên thực tế lại tiềm ẩn nhiều tình huống phát sinh mà doanh nghiệp khó lường trước hết được. Nếu quy trình không được xây dựng chặt chẽ ngay từ đầu, doanh nghiệp vẫn có nguy cơ bị loại chi phí hoặc truy thu thuế dù đã có chuyển khoản.

Vì vậy, thay vì tự xây dựng quy trình sau khi đã phát sinh sai sót, doanh nghiệp nên chủ động tham khảo ý kiến của đơn vị tư vấn thuế, kế toán có kinh nghiệm ngay từ giai đoạn thiết kế lại quy trình.

Ngưỡng 5 triệu đồng nhìn bề ngoài chỉ là một thay đổi về điều kiện thanh toán. Nhưng để thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể phải thay đổi từ phương tiện thanh toán, quy chế chi tiêu, cách phê duyệt đến thói quen mua hàng và lưu chứng từ của nhân viên.

Tuân thủ vì vậy không chỉ là công việc của Kế toán. Một quy định chỉ thực sự được áp dụng hiệu quả khi nó được chuyển thành một quy trình mà những người trực tiếp thực hiện giao dịch có thể hiểu và làm đúng.

Tại INTERTAX, chúng tôi có thể đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc rà soát lại quy trình thanh toán, xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ tuân thủ đúng ngưỡng 5 triệu đồng, hướng dẫn đào tạo nhân sự kế toán, thu mua, cũng như hỗ trợ giải trình khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra thuế. Việc có một đối tác tư vấn đồng hành lâu dài sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi, thay vì phải liên tục cập nhật và tự diễn giải các quy định thuế ngày càng phức tạp.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc kê khai thuế hoặc xây dựng quy trình tuân thủ, đừng ngần ngại liên hệ với INTERTAX. Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn tháo gỡ mọi vướng mắc nhanh chóng và chính xác nhất!

👉 Hotline tư vấn: 0908465057

👉 Website: https://intertax.vn/