Checklist kiểm tra hồ sơ thuế trước khi quyết toán (Dành cho DN Thương mại)

Kỳ quyết toán thuế là lúc cơ quan thuế đánh giá lại toàn bộ tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Đối với công ty thương mại, rủi ro lớn nhất thường nằm ở khâu quản lý hàng tồn kho, tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào và doanh thu bán hàng thực tế.

Để giúp các chủ doanh nghiệp và kế toán an tâm trước mỗi kỳ quyết toán INTERTAX đã đúc kết bộ Checklist rà soát hồ sơ thuế chuẩn chỉnh dưới đây.

1. Rà soát Hóa đơn và Chứng từ

Trong ngành thương mại, hóa đơn là “mạch máu”. Cơ quan thuế sẽ soi rất kỹ tính hợp pháp của các chứng từ này:

• Kiểm tra tình trạng hoạt động của đối tác: Chủ động kiểm tra tình trạng hoạt động của nhà cung cấp trên Cổng thông tin của cơ quan thuế và lưu đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế, đặc biệt khi giao dịch với đối tác mới hoặc có dấu hiệu rủi ro.
• Tính hợp lệ của hóa đơn: Tùy từng loại giao dịch, doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ hồ sơ ba gồm: hợp đồng (nếu có), đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, phiếu xuất/nhập kho, chứng từ vận chuyển và các tài liệu khác để chứng minh giao dịch thực tế.
• Đối chiếu hóa đơn điện tử: Khớp đúng dữ liệu hóa đơn điện tử đã xuất với tờ khai thuế GTGT hàng kỳ.

2. Rà soát Hàng tồn kho và Giá vốn

Đặc thù của doanh nghiệp thương mại là sự biến động liên tục của hàng hóa. Lệch kho là sai sót kinh điển nhất.

• Khớp số liệu: Số dư hàng tồn kho trên sổ sách kế toán phải khớp đúng với biên bản kiểm kê kho thực tế cuối năm.
• Xử lý âm/ảo kho: Tuyệt đối không để xảy ra tình trạng “kho âm” (xuất bán trước khi nhập mua) hoặc “kho ảo” (hàng trên sổ sách còn rất nhiều nhưng thực tế không có do bán không xuất hóa đơn).
• Hàng hư hỏng, mất mát: Nếu phát sinh hàng hóa hư hỏng, hết hạn hoặc phải tiêu hủy, doanh nghiệp cần lập đầy đủ hồ sơ kiểm kê, quyết định xử lý, biên bản tiêu hủy (nếu có) và các tài liệu liên quan để chứng minh tính hợp lệ của khoản chi theo quy định của pháp luật thuế.

3. Rà soát Doanh thu bán hàng (Đặc biệt lưu ý TMĐT và Xuất khẩu)

• Doanh thu TMĐT: Nếu doanh nghiệp có bán hàng trên Shopee, TikTok Shop, Lazada…, doanh thu kê khai thuế phải khớp với số liệu đối soát dòng tiền chuyển về từ các sàn. Cơ quan thuế hiện nay đang siết rất chặt mảng này.
• Hồ sơ xuất khẩu: Để áp dụng thuế suất GTGT 0% đối với hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện theo Luật Thuế GTGT và văn bản hướng dẫn, bao gồm hồ sơ hải quan, hợp đồng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và các chứng từ liên quan theo từng trường hợp.

4. Rà soát Dòng tiền và Công nợ

• Thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định. Khớp công nợ với các nhà cung cấp và khách hàng (có biên bản đối chiếu công nợ cuối năm).
• Giao dịch mượn tiền cá nhân: Nếu doanh nghiệp vay hoặc mượn tiền từ giám đốc hoặc cá nhân khác, cần lập hợp đồng, lưu chứng từ chuyển tiền và hồ sơ liên quan để chứng minh bản chất giao dịch, hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Lời kết: Đừng để rủi ro thuế trở thành gánh nặng

Quyết toán thuế không phải là lúc để “chữa cháy”, mà là bước kiểm chứng lại sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Việc tự rà soát sổ sách đòi hỏi kế toán phải có nghiệp vụ sâu và am hiểu cách giải trình dữ liệu với cơ quan nhà nước.

Thay vì nơm nớp lo sợ và mất thời gian tự loay hoay trước mỗi kỳ kiểm tra, hãy để INTERTAX đồng hành cùng doanh nghiệp bạn. Với dịch vụ rà soát sổ sách và đồng hành quyết toán thuế chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết loại bỏ mọi rủi ro tiềm ẩn, mang lại sự tuân thủ an toàn cho các doanh nghiệp.

👉 Liên hệ ngay với INTERTAX hôm nay để được đánh giá và tư vấn hồ sơ thuế của doanh nghiệp.