Phần mềm hóa đơn điện tử là gì? Cần sử dụng sao cho hiệu quả

Hóa đơn điện tử là phần mềm giúp cho việc kê khai hóa đơn của doanh nghiệp được đơn giản và dễ dàng hơn. Phần mềm này thường được sử dụng chung với các loại hóa đơn điện tử trong việc kê khai thuế và thông tin kinh doanh giữa các doanh nghiệp mà bạn cần chú trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử.

• Kế toán doanh nghiệp thương mại công việc gồm những gì ?
• Quyền lợi được hưởng cao hơn khi tham gia BHYT 5 năm liên tục

Mặc dù có nhiều tiện lợi nhưng vẫn có những người chưa biết đến loại phần mềm này. Để làm rõ điều này, INTERTAX xin gửi đến bạn đọc thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử.

Những đặc trưng của phần mềm hóa đơn điện tử là gì?

• Phần mềm hóa đơn điện tử thường được cung cấp bởi các bên thứ 3 thường sử dụng đi kèm với hóa đơn điện tử.
• Bạn có thể mua phần mềm hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng dịch vụ từ bên thứ 3.
• Hiện nay phần mềm hóa đơn điện tử thường được cung cấp bởi các nhà mạng như VNPT, FPT, Viettel để bạn có thể lựa chọn cho mình.
• Được tối ưu phương thức quản lý dưới mô hình tập trung hoặc phân tán.
• Phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng tiếp nhận và sử dụng nhiều ký số cùng một lúc do đó có thể sử dụng chỉ một chữ ký số để sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn điện tử.
• Có các tính năng chuyển đổi dữ liệu và phân nhánh hiệu quả giúp cho việc quản lý và truy suất thông tin giữa các đơn vị đạt hiệu quả tốt

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử sao cho hiệu quả?

Thông thường, khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử qua các nhà cung cấp thì sẽ được kèm theo một phần mềm sử dụng riêng biệt. Muốn sử dụng được phần mềm hóa đơn điện tử một cách thành thạo thì đòi hỏi doanh nghiệp phải có một đội ngũ nhân viên có trình độ cao thì việc khởi tạo, xử lý, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử mới được hiệu quả và an toàn hơn.

Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được thực hiện với các mục sau:

• Đăng nhập vào phần mềm
• Đổi mật khẩu truy cập
• Thiết lập tham số dữ liệu cho phần mềm
• Kích hoạt chế độ quản lý người sử dụng cho phần mềm hóa đơn điện tử.
• Xem và kiểm tra lại nhật ký người dùng
• Nếu muốn thêm chi nhánh cho doanh nghiệp thì bạn sẽ tiến hành thực hiện các thao tác với mục quản lý chi nhánh
• Bắt đầu quản lý hóa đơn chi nhánh của doanh nghiệp với phần mềm
• Xuất nhập dữ liệu của chi nhánh
• Chọn doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
• Thiết kế mẫu hóa đơn cần đặt in
• Import hóa đơn từ các hệ thống khác
• Thiết lập thông số kết nối CRM
• Kết nối với phần mềm kế toán của doanh nghiệp
• Sao lưu lại dữ liệu
• Cập nhật phiên bản dữ liệu mới cho phần mềm

Hiện nay, chỉ có một số rất ít các nhà cung cấp phần mềm đủ uy tín và chất lượng, trở thành đối tác của tổng cục thuế trong việc hỗ trợ doanh nghiệp phát hành và khởi tạo phần mềm hóa đơn điện tử. Và Đại lý thuế là một trong số ít những đơn vị có đầy đủ các tiêu chí này.

Phần mềm hoá đơn điện tử của INTERTAX đáp ứng được các quy định của Thông tư 153/2010/TT-BTC hướng dẫn thực hiện nghị định 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử, được Tổng cục thuế kiểm tra đạt tiêu chuẩn sử dụng.

INTERTAX tự hào là một trong những doanh nghiệp đón đầu trong công cuộc đổi mới trong nền công nghệ 4.0 trong lĩnh vực phần mềm hoá đơn điện tử. Đến với Đại lý thuế INTERTAX, khách hàng sẽ được chăm sóc tư vấn, giải đáp miễn phí tất cả về hoá đơn điện tử. Ngoài ra, khách hàng còn được INTERTAX hỗ trợ miễn phí trong việc làm tất cả thủ tục để phát hành hoá đơn trên cơ quan thuế.

Xem thêm: Chữ ký số